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L’observation de la délivrance des bons de commande
L’observation débute lors de la délivrance d’un bon de commande. L’importateur doit classer les biens et fournir les descriptions exactes du produit pour assurer la transmission de la déclaration en douane. De plus, l’U.S. Customs and Border Protection s’attend à ce que les vendeurs subissent une vérification avant qu’ils puissent délivrer un bon de commande. Il est important de mettre en place l’observation lors de la délivrance des bons de commande pour réduire à l’avance le risque associé à l’importation des biens.
Le classement
Une base de données sur les produits contient tous les renseignements à propos du produit nécessaires à la validation de données lors de l’importation. Voici quelques exemples de renseignements:
le numéro de référence relié au numéro de S.H.;
le numéro d’identification du vendeur/manufacturier;
le pays d’origine et d’exportation;
des indicateurs d’un accord commercial spécial;
la mise en mémoire d’images numériques;
des données d’OGA (« other government agency »)
des données exécutoires.
La gestion des vendeurs
La base de données des fournisseurs permet:
la gestion du numéro d’identification du vendeur/manufacturier;
l’évaluation du C-TPAT et l’analyse des risques;
participant (oui ou non)
les dates importantes (dernière, prochaine évaluation et certification)
le numéro de certificat, le classement et l’analyse des risques
la vérification des parties non permises avant qu’elles effectuent des transactions;
la gestion des parties associées et les calculs des droits.
Le processus antérieur à la déclaration en douane
La loi exige que tous les importateurs fournissent les renseignements exacts sur toute déclaration en douane transmise au courtier en douane ou aux douanes. L’application garantit l’exactitude des données avant que celles-ci soient transmises au courtier en douane ou à l’U.S. Customs and Border Protection. Une fois que le vendeur rend les données sur la facture commerciale disponibles, les données seront téléchargées dans Customs Link et validées selon l’information enregistrée et selon les données nécessaires pour le traitement de la déclaration (CBP 7501) avant l’arrivée des biens au port. Ce processus peut être planifié d’une telle façon que les audits sur les données 7501 aient lieu avant le dixième jour de la date limite pour la transmission des déclarations en douane afin d’éviter la réparation après la transmission de la déclaration en douane. Voici les audits typiques:
Est-ce que le numéro du manufacturier qui apparaît sur la facture est le même que celui qui apparaît sur le de bon de commande ? Si ce n’est pas le cas, le fournisseur a-t-il sous-traité à une partie inconnue ?
Est-ce que les produits sur la facture sont classés dans la base de données sur les produits ?
Est-ce que le pays d’origine sur la facture est le même que celui sur le bon de commande ?
Les données qui respectent les exigences peuvent être transmises directement à l’U.S. Customs and Border Protection par voie électronique au moyen de l’ABI d’Oceanwide ou au courtier au moyen d’un formulaire 7501.
La surveillance des déclarations en douane et des courtiers
Si vous adjoignez les services d’un courtier en douane, l’U.S. Customs and Border Protection exige que les outils en place supervisent les activités et les déclarations en douane traitées par votre courtier en douane. Le système de gestion des douanes accepte les détails des déclarations en douane par ligne (il n’accepte pas les données de tarif douanier harmonisé) du courtier en douane pour l’audit et la tenue des livres. Voici les audits typiques:
Est-ce que la valeur de la facture commerciale correspond à la valeur déclarée totale de la déclaration ?
Existe-t-il des écarts entre les numéros du manufacturier, les pays d’origine, le pays d’exportation et le tarif appliqué ?
Sur le bordereau de réception, est-ce que la quantité réceptionnée correspond à la quantité entrée ?
Quel est le niveau de performance du courtier ?
La vérification des paiements
L’outil de vérification des paiements permet l’audit des données de paiements de vendeur par rapport à la valeur déclarée totale de la déclaration. Les données provenant des comptes créditeurs sont comparées aux valeurs transmises aux douanes. Les écarts sont identifiés rapidement et les versements insuffisants de droits peuvent être corrigés avec un avis d’appels d’offres volontaire à l’intérieur des dates permises.
L’audit et la tenue des livres
En plus des audits mentionnés ci-dessus, le système de gestion des douanes accepte les exigences spécifiques relatives à la tenue des livres et à la production de certaines déclarations en douanes identifiées par l’U.S. Customs and Border Protection dans la liste (a)(1)(A). Comme règle général, les enregistrements doivent subir une inspection et doivent être conservés pendant cinq ans à partir de la date de la déclaration. Ceci est important si vous tirez profit de programmes spéciaux d’échange tels que l’ALENA. Parmi les pénalités relatives à l’ALENA, sont les pénalités pour les réclamations d’ALENA non fondées. L’amende pour action négligente est de 10 000 $ par déclaration.
Les zones franches
L’U.S. Customs and Border Protection a identifié les mesures de sécurité apportées par les zones franches à la dernière étape de la chaîne d’approvisionnement comme étant des pratiques exemplaires de C-TPAT. Il y a plusieurs avantages financiers associés à l’exploitation d’une zone franche. Plusieurs types de marchandises peuvent être importés dans une zone franche sans respecter le processus officiel de droits ou sans payer les droits d’importation. Les droits de douane et les taxes d’accises sont seulement payables lors du transfert des marchandises de la zone franche pour consommation aux États-Unis. Le système de gestion des douanes accepte les transactions de zone franche en automatisant les admissions de cargaisons de zone 214 et les déclarations en douane hebdomadaires 3461 et 7501.
En remplissant les conditions de transmissions de données du gouvernement américain, les utilisateurs de la zone franche trouvent qu’ils ont droit aux procédures spécifiques de douanes tels que la livraison directe et la déclaration hebdomadaire. Ces procédures accélèrent la transmission des cargaisons en appuyant les méthodologies d’inventaire « just in time ».
Oceanwide est le leader dans l’automatisation de la zone franche en liaison avec l’U.S. Customs and Border Protection. Vous pouvez réduire les frais de traitements et à augmenter l’observation à cause de:
l’accélération des cargaisons dans les zones franches au moyen de l’automatisation;
l’élimination des soumissions papiers des 214;
le calcul automatiquement des frais d’entretien des ports (ces frais peuvent être inclus dans les rapports trimestriels de paiement CBP 349);
l’élimination du besoin d’établir des rapports de recensement supplémentaires.
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